Principes d'hygiène numérique
Pour enrayer les nuisances du mail et diminuer la charge administrative, cette adresse mail respecte les principes suivants :
- les mails sont relevés uniquement du lundi au vendredi
- les mails sont relevés une seule fois par jour, à l'heure indiquée en signature
- des réponses ne sont rédigées que durant l'heure qui suit l'heure de relève
- les formules de politesse sont réduites au strict minimum
- aucun mail mal adressé ne sera redirigé vers la personne compétente; la personne à la source du mail sera soit invitée à adresser elle-même son mail à la personne idoine, soit ignorée
- sans mention directe du destinataire dans le corps du mail, les mails parvenus via un cc ou un cci seront considérés comme relevant de la pure information et ignorés
Les demandes urgentes qui ne pourraient se contenter de ces délais doivent être adressées directement par téléphone au numéro donné en signature.
Pourquoi une hygiène numérique ?
Le constat d'une augmentation de la charge administrative fait l'unanimité au sein du monde académique. Une utilisation inadéquate des mails est à l'origine d'une partie non négligeable de cette surcharge.
Comptent au nombre des mauvais usages :
- la confusion du mail avec une messagerie instantanée (qui conduit à l'envoi et à la réception d'un nombre important de messages dans un délai très court)
- la confusion du mail avec du courrier postal (qui conduit à l'utilisation de trop nombreuses formules de politesses)
- l'envoi à des destinataires multiples, notamment lorsque la personne expéditrice n'est pas tout à fait certaine du/de la destinataire idoine (ce qui conduit de nombreuses personnes à traiter ledit message en parallèle, voire de manière concurrente)
- le report de charge (qui conduit à soumettre une demande insufisamment préparée à un·e destinataire afin d'externaliser la charge mentale ou la charge de travail associée à la tâche)
- des réceptions/envois en tout temps, y compris en-dehors des heures/jours de travail
- une négligence de l'abstraction propre au medium (qui, faute d'indications analogiques (ton de la voix, etc.) peut générer des incompréhensions et exiger des mails complémentaires destinés à désambiguïser la dimension "affective" du propos)
- l'activation des notifications (qui captent l'attention à chaque message reçu et rendent constamment visible leur charge latente)
Le mail est un puissant outil de diffusion de l'information qui s'est répandu dans le milieu professionnel la plupart du temps sans formation ad hoc. Les principes d'hygiène numérique visent à conserver tout le pouvoir de ce moyen de communication sans souffrir de ses nuisances. Vous êtes libre d'adopter ces principes, voire de les communiquer à vos destinataires, par exemple en ajoutant les phrases qui suivent à votre signature mail :
Cette adresse mail suit les principes d'hygiène numérique.
Elle est relevée à 11h, du lundi au vendredi. Dernière réponse quotidienne à 12h.
Principes rédigés par Isaac Pante. Plus d'informations disponibles sur le billet source. Vos suggestions d'amélioration sont les bienvenues.